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なるべく手間をかけずに印刷代を安くする方法

2021/12/22 | 最終更新日時：2024/06/01

チラシ、DM、パンフレット、名刺…いずれもビジネスの世界に欠かせない印刷物です。どれだけペーパーレス化が普及しても、紙の印刷物を完全になくすことはできないでしょう。しかし、印刷にも費用はかかります。1枚単位で見れば安いかもしれませんが、大量に印刷すると高額です。少しでも費用を抑えるにはどうすればよいのでしょうか。

そこで本記事では、印刷代を安くする方法と、プリンター選びのポイントを解説します。
どのようなプリンターを使うかによっても印刷代は変動するので、ぜひ参考にしてください。

印刷代を安くする方法3選

印刷代を安くするために余計な手間がかかってしまうようでは、人件費がかさんでしまって意味がありません。ここでは、余計な手間をかけることなく、コストダウンに成功しやすい方法を3つにまとめてみました。

納期をなるべく長めに取る

印刷を業者に依頼する場合、なるべく余裕を持って納期を長めに取るのがおすすめです。印刷の納期とは、印刷会社に依頼してから、完成品が納品されるまでの期間を指します。この納期が長くなるほど、費用を安く抑えることができるわけです。

だいたいどこの印刷通販会社でも、急いでいる人のために、短納期のプランを用意しています。これを選べば、たった2∼3日で印刷物が送られてきますから、急いでいる場合にはとても重宝するでしょう。しかし、その分料金は高くなります。

逆に、「急がないから、そちらに都合の良い期間で納品してください」という依頼があったら印刷会社の方でも余裕を持って仕事ができます。限られた納期のために業務スケジュールを調整する必要もありません。余計な手間がかからないので、安い料金でサービスを提供できるのです。

印刷通販を利用する場合、納期をなるべく長めに取れば、印刷クオリティーはそのままに、出費だけを下げられます。急がない場合はぜひ検討してみましょう。

カラーではなくモノクロ印刷を選ぶ

カラー印刷の方が、モノクロ印刷よりもコストがかかります。カラーのインクを使用するわけですから当然です。そのため、可能な限りモノクロのパートを増やせば、必然的に印刷代が安くなります。ちなみに、フルカラーの両面印刷が最も高く、片面のみのモノクロ印刷が最も低コストです。

印刷通販を利用する場合も、カラーよりモノクロの方が安上がりです。どこの印刷会社でもカラー・モノクロ印刷の双方に対応していますが、すべてモノクロ印刷で依頼すればどこでも安くなります。たとえば、冊子の場合なら、本文はもちろん、表紙も裏表紙もすべてモノクロ印刷にする組み合わせです。

そうはいっても、写真などを使用しているため、すべてをモノクロにはできない場合もあるでしょう。少しでも節約しようと、自力で印刷を試みるケースもあるのではないでしょうか。実はカラー印刷でも、印刷部数が多くなるほど、印刷通販の方が断然安上がりです。

厚みや重量など紙の種類を変えてみる

印刷に使用する紙の種類は多種多様です。印刷会社に依頼する場合も、さまざまな種類の紙から希望の種類を指定して注文するという流れになるでしょう。一般の人だと、どの種類の紙がベストかわからないということもあります。特殊な紙より一般性の高い紙の方が安くなること、また、厚みや重量が小さくなるほど安くなるということだけでも、覚えておくとよいでしょう。

印刷に用いられる種類には、コピー用紙にも用いられる普通紙を始め、表面に加工を施したマット紙やコート紙などがあります。マット紙は光沢を抑えたマットな質感が特徴で、コート紙は光沢を目立たせた、ぴかぴかした質感が特徴です。厚みがあるほど耐久性も高くなるため、用途によって適切な厚みの紙を選ぶ必要があります。

このように、紙の種類によって特徴が異なり、その特徴によってインクの印刷具合も違ってくるので、名刺印刷など仕上がりにこだわる場合は、紙の種類にも徹底的にこだわるとよいでしょう。

マット紙とコピー用紙の違いを知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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マット紙とコピー用紙の違いとは？3つの観点で整理して解説します！

印刷代が安くなるプリンター選びのポイント

先述した方法を試すと印刷代は安くなりますが、根本的な部分であるプリンターから変えるとより印刷代が安くなるかもしれません。プリンターにもさまざまな種類があり、印刷に特化したタイプや文章に特化したタイプなどがあります。ここで、印刷代が安くなるプリンター選びのポイントを見ていきましょう。

機能で選ぶ

プリンター機能は大きく分けて「単機能」と「複合機」があります。

単機能：印刷のみ

複合機：印刷＋コピー＋スキャン＋FAX

単機能は印刷のみに対応しているため、安くてコンパクトなプリンターを入手できます。
「初期費用を抑えつつシンプルな操作で印刷したい」というケースにおすすめです。

スマホから書類や写真を転送して印刷できる単機能モデルもあるため、求めているスペックを探してみましょう。また、印刷したい用紙サイズに対応しているかどうかもチェック対象です。一般的なビジネス文書を印刷するならA4サイズに対応したモデルが便利です。POPやポスター制作をするなら、A3サイズまで印刷できるプリンターが使いやすいでしょう。

複合機は印刷以外にもさまざまな機能が搭載されているので、主にオフィスに設置されています。モデルによっては無線でパソコンと接続できたりスマホの写真を直接印刷できたりもするため、事務作業などの効率化が図れるでしょう。

デメリットとしては、導入費用や印刷コストがやや高めなこと。しかし、メーカーと保守契約を交わせば、故障しないようにメンテナンスを受けたり必要に応じて修理してもらえたりするため、早々に壊れることはありません。長い目で見ると長持ちする製品のため、費用対効果の高さが得られます。

タイプを選ぶ

プリンターの印刷方法は「レーザープリンター」と「インクジェットプリンター」の2種類に分けられます。

レーザープリンターとは、トナーパウダーと呼ばれる粉を加熱して紙に色を定着させる印刷タイプです。インクのような滲みが起きにくく水濡れにも強いため、文字やグラフなどのビジネス文書印刷に向いています。印刷スピードが早いのも大きなメリットで、大量印刷が必要なシーンで大活躍します。

インクジェットプリンターは、インクを紙に吹き付ける印刷方法です。レーザープリンターでは再現できないような繊細な印刷を得意としており、色の再現性が高いことから写真印刷向けとされています。本体価格が安く消費電力も少ないため、初期費用や電気代を抑えられる傾向にあります。しかし、印刷スピードが遅いため大量印刷には不向きです。

文章や資料などの大量印刷がメインなら「レーザープリンター」写真印刷がメインで大量印刷を行わないなら「インクジェットプリンター」など、用途に合わせてタイプを選ぶことで印刷代を安くできます。

レーザープリンターとインクジェットプリンターの違いを知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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コラム36
レーザープリンターとインクジェットプリンターの違いを4つのポイントで解説！

インクカートリッジを選ぶ

ランニングコストに優れたプリンターを選ぶなら、インクカートリッジのタイプに着目することも重要です。以下に、インクカートリッジの種類をまとめました。それぞれの特徴とコンニングコスト面を解説するので、インク選びの参考にしてください。

インクカートリッジ独立型

大容量インクカートリッジ

4色インクカートリッジ

インクカートリッジ独立型のプリンターは、インクが一つひとつ独立しています。「シアンだけなくなった」「イエローとマゼンタがなくなりそう」になっても、一色だけ交換できます。一体型のインクカートリッジの場合、1色なくなった時点でカートリッジごと交換しなければなりません。インクの無駄が生じるのはもちろん、交換代金がかさみ、結果一枚あたりの印刷代が高くなります。

大容量インクカートリッジは、インク代のランニングコストに着目して開発された製品です。印刷枚数が多い場合に向いており、一般的なプリンターと比べてインクの消費量を4分の1に抑えられます。プリンターによってはモノクロ1枚あたり1円以下、カラー1枚あたり4円程度であるケースも少なくありません。カートリッジの容量が大きいため、交換頻度を下げられるのもメリットの一つです。

インクカートリッジ独立型の内容に戻りますが、インクの色数は4色か6色から選ぶのが一般的です。発色をよくするなら6色が向いていますが、モノクロ印刷が多かったりコストを重視したかったりする場合は4色インクカートリッジがおすすめです。